مدیریت زمان(خودتان را Reset كنيد)
اين مقاله، در بازنگرى فعاليتهايتان، به شما كمك مىكند و سعى مىكند تا افقهاى تازهاى از نحوه گذراندن وقت، به شما ارائه دهد و نقطههاى ضعف در مديريت زمان را گوشزد كند.
اين را بدانيد كه نقطه شروع كارى، آغاز موفقيت فرد است و چه بهتر كه نقطه شروع فعاليتهايتان، بر طبق اصول صحيح مديريت زمان باشد.
تا به حال چند بار در طول زندگى، احساس كمبود وقت كرده، آرزو كردهايد كه اى كاش در هر روز، به جاى 24 ساعت، 48 ساعت وقت مىداشتيد؟ حال اگر به شما بگويند كه آرزوى شما برآورده شده، چه احساسى خواهيد داشت؟
كليد تحقق اين آرزوى شما، در آموزههاى علم مديريت زمان مىباشد! با تغيير اولويتها و مديريت مؤثر زمان، مىتوان به راحتى از دچار شدن به بيمارى عجله، اجتناب ورزيد. مديريت زمان، شامل مجموعهاى از مهارتها، براى كنترل و استفاده بهتر از زمان است. رهنمودهايى عمومى وجود دارند كه مىتوانند براى مديريت زمان، در حوزههاى متفاوت - خانه، دانشگاه و كارگاه - استفاده شوند. در اين بخش، برخى از اين رهنمودها را شرح مىدهيم.
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاى ارائه شده در اين مقاله، كلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مديريت زمان هستند. شما براى مديريت موفق زمان، بايد يك روش مديريت زمان مناسب خود طراحى كنيد.
كجفهمىها در مورد مديريت زمان
يكى از مشكلات ما در زمينه كنترل زمان، اين است كه بسيارى از ما تصورى نادرست از مديريت زمان و كاربرد آن داريم. آيا اين موارد براى شما آشنا هستند؟
1. «مديريت زمان، چيز خاصى نيست. من در كارم موفقم؛ پس مفهومش اين است كه از زمانى كه در اختيار دارم، در حد مطلوب استفاده مىكنم».
ممكن است چنين باشد؛ اما چه بسا شما با رعايت اصول زمان در مديريت، به مراتب موفقتر از اين مىبوديد. اگر به شما نشان داده شود كه با رعايت اصول مديريت زمان، بازدهى شما دو برابر مىشود، چه مىگوييد؟ فكر مىكنيد تا چه حد مىتوانيد بيش از اين موفق باشيد؛ در حالى كه همه راهحلهاى مربوط به تنظيم زمان در مديريت، آسان است. آنچه آسان نيست، ايجاد انضباط فردى براى اجراى همين امور ساده است.
2. «من از يك تقويم تنظيم برنامه و فهرست، استفاده مىكنم؛ آيا كافى نيست»؟
اين روشى است كه اغلب افراد بدان توسل مىجويند كه مىتواند باتلاقى فروبلعنده باشد. تقويم به شما مىگويد كه امروز در كجا هستيد و چه بايد بكنيد؛ اما در مورد آينده، چيزى نمىتواند انجام دهد و تقريباً غيرممكن است كه چيزى از گذشته را يادآور شود. بهترين ابزار زمان در مديريت، يك نظام منسجم به هم پيوسته است؛ نظرى كه به شما امكان دهد تا اطلاعات لازم براى كار را كسب كنيد؛ طرحها و پروژهها را دنبال كنيد؛ نگاه و توجهتان به سوى هدف متمركز شود و تصميمات كليدى، ضبط گردد.
برخى، مديريت زمان را خيلى جدى نمىگيرند و مىپندارند كه اين امر، شادى را از آنها مىگيرد؛ اما اگر فشار و كشمكشهاى عصبى، فراموش كردن قرارها، از دست دادن مهلتهاى تعيين شده و كاركردن تا نيمهشب، در نظر شما شادى زندگى است، با همه آنها خوش باشيد. حال از اين طرف به موضوع نگاه كنيد؛ اگر در روز، دو ساعت وقت اضافه داشته باشيد، آن گاه مىتوانيد به لذت استفاده از آن پى ببريد.
3. «مديريت زمان، آزادى آدمى را مىگيرد».
آزادى واقعى، از طريق انضباط به دست مىآيد. فرض كنيد به طور ناگهانى به شما پيشنهاد مىشود كه به مدت يك هفته در خانهاى دولتى، در شيراز اقامت كنيد و شما فقط دو روز فرصت داريد تا حركت كنيد. آيا آنقدر آمادگى داريد كه در برنامههايتان به گونهاى تجديدنظر كنيد تا بتوانيد برويد؟ اين، آزادى واقعى است.
4. «مديريت زمان، براى انجام برخى كارها خوب است؛ اما در كار من، خلاقيت وجود دارد و نمىتوانم درگير روزمرگى و امور جارى متعارف شوم».
مديريت زمان، اساساً به معناى روزمرگى نيست؛ بلكه تأكيد اصلى آن، بر انضباط فردى است. بهرهگيرى مؤثر از زمان، به شما امكان مىدهد تا خلاقيت خود را به كار گيريد. اين كار، شما را از نگرانى و امور كسالتبارى كه مانع از انديشه خلاق است، مىرهاند.
5. «اصولى كه براى اجراى مفاد مديريت زمان، لازم است، بسيار دور و دراز است؛ من وقت ندارم به همه اين اصول، عمل كنم».
درست است؛ وقت نداريد و درست است كه تدوين برنامه روزانه كه كارى جديد است، وقتتان را مىگيرد؛ اما وقتى با اين كارها خو گرفتيد، واقعاً وقتگير نيست؛ چند دقيقه صرف وقت، موجب صرفهجويى چند ساعته مىشود.
نكاتى سودمند، براى بهبود كيفيت مديريت زمان
حال كه باورهاى نادرست درباره اداره زمان و مديريت بر آن را يادآور شديم، وقت آن رسيده است كه يك سرى نكات كلى و اساسى را جهت بهبود كيفيت مديريت زمان، متذكر شويم.
1. مهمترين نكته در مديريت زمان، اين است كه ابتدا بايد هدف مشخصى در كارهايتان داشته باشيد.
ضربالمثلى مىگويد: «اگر نمىدانيد كجا مىرويد، مهم نيست كه كدام راه را انتخاب مىكنيد» و مىتوان اضافه كرد كه «مهم نيست كه براى رسيدن به جايى كه نمىدانيد كجاست، چه قدر زمان صرف مىكنيد».
بدون هدف، سراسر زندگى شما، بىثمر، بىفايده و بدون اثر خواهد بود و بدون تعيين زمان، حتى سادهترين هدفها دستنيافتنى مىشوند. تعيين هدف، به شما وقت بيشترى عطا مىكند.
طبيعت بشرى، چنان شكل گرفته كه اگر در روزى معين، فاقد هدف خاصى باشد، زمان خود را به بيهودگى صرف مىكند و از سوى ديگر، اگر داراى چندين هدف اصلى باشيم و آنها را به دقت دنبال كنيم و اگر با مبانى مديريت زمان آشنا باشيم، مىتوانيم در همان روز گامهايى مهم برداريم. كليد اصلى در اين راه، تعيين اولويتهاى واقعى است. داشتن هدفى كه فعاليتهاى خود را در طول روز بر محور آن تعيين كنيد، زمينهاى را فراهم مىآورد تا به طور موفقيتآميزى، از طريق مديريت زمان، گامى مثبت به سوى آن هدف برداريد.
2. براى رسيدن به هدفهايتان برنامهريزى كنيد.
روزتان را برنامهريزى كنيد؛ به جاى آنكه اجازه دهيد در خدمت خواستهها و حتى هوسهاى ديگران باشد.
نكات زير، جهت برنامهريزى، مىتوانند سودمند واقع شوند:
1. هدفهاى درازمدت وضع كنيد و براى رسيدن به آنها، مقصدهاى كوچكى را قرار دهيد تا شما را به آن هدفها مرتبط سازند.
2. اولويتها را به نسبت اهميت آنها در ميان اهداف و مقصدها، مشخص كنيد.
3. انرژى خود را ارزيابى كرده، ساعاتى را كه مىتوانيد در حد مطلوب كار كنيد، مشخص كنيد.
4. با توجه به اين مبنا يعنى اهداف، اولويتها و ساعات كار مطلوب، برنامه كار روزانهتان را مشخص كنيد و روى كاغذ بياوريد. هيچ چيز براى تنظيم وقت، ارزشمندتر از برنامه مدون روزانه نيست. بدون وجود چنين برنامهاى، همواره در خدمت خواستههاى ديگران خواهيد بود؛ اما با وجود اين برنامه، همواره مىدانيد در كجا هستيد و در كجا بايد باشيد و با اهميتى به همين شدت، مىدانيد با امورى كه در طول روز، جلوى رويتان طرح مىشوند، چگونه برخورد كنيد؛ زيرا ضرورتهاى ديگرى از پيش برايتان تعيين شدهاند.
در هدف گزينى درست، بايد ابتدا هدف بلندمدت را تعيين كرد و در راستاى آن هدف بلندمدت، مقصدهايى را مشخص كرد؛ مثلاً «داشتن كسب و كارى مستقل براى خود، در پنج سال آينده»، همان هدف بلندمدت است؛ سپس هر گامى كه برداشته مىشود، بايد در مسير آن هدف نهايى باشد؛ بدين معنا كه بايد يك رشته هدفهاى كوتاه مدت كه معمولاً مقصد خوانده مىشوند، تعيين شوند. به سخن ديگر، بايد يك هدف بزرگ تعيين كرد و آن هدف را خرد كرد و به هدفهاى كوچكترى تقسيم كرد؛ هدفهايى كه انجام آنها آسانتر و در مدتى كوتاهتر، تحققپذير باشند.
3. از بهترين زمان روز خود سود ببريد.
ممكن است به اين مسئله پى برده باشيد كه در مواقعى از روز، احساس چابكى و سرحالى ذهنى و جسمى بيشترى مىكنيد. اين مواقع، زمان سرحالى بدن شما نيز هست؛ چون در اين اوقات، بهتر مىتوانيد كار كنيد. برنامههاى خود را چنان طرحريزى كنيد كه كارهاى اولويتدار شما، بيشتر در اين مواقع باشد تا بازده عمل نيز بالا رود.
براى مثال، بسيارى از مردم مىدانند كه بهتر است كارهايى را كه به خلاقيت بيشترى نياز دارد، صبحها انجام دهند و كارهاى متداول و روزمره را به بعد از ناهار موكول كنند؛ زيرا در اين ساعات، بدن با افت انرژى و كمبود نيرو روبهرو مىشود.
4. ناخوشايندترين كار هر روز را اول انجام دهيد.
يك ضربالمثل قديمى مىگويد: «روز خود را با خوردن يك قورباغه زنده شروع كنيد». اگر وظايف ناخوشايند و مخالف ميل خود را به آخر هر روز موكول كنيم، نتيجهاى جز نگرانى و به فكر فرورفتن به بار نخواهد آورد و حتى انجام كارهاى ديگر را نيز تحتالشعاع قرار مىدهد. از اين رو، در صورت امكان، كارهايى را كه كمتر مايل به انجام آنها هستيد، همان اول روز انجام دهيد.
5. براى هر كارى، يك ضربالاجل قرار دهيد.
هر كارى را بيش از اندازه طول ندهيد. وقتى كارى به قدر كافى خوب انجام شد و شما را به مقصود مورد نظرتان رساند، كافى است و خود را در دام كمالطلبى اسير نكنيد.
6. يك فهرست از كارهايتان درست كنيد.
براى اين كه اين فهرست مفيد باشد، بايد روزانه تهيه شود و فقط كارهاى مهم (و نه كارهاى عادى و روزمره) را فهرست كنيد و بدين صورت، از طولانى شدن و بىنظمى آن جلوگيرى كنيد.
7. قانون پارتو را فراموش نكنيد.
اقتصاددان ايتاليايى، «ويلفردو پارتو»، قانونى در اولويتبندى دارد كه بسيار مفيد است. قانون پارتو مىگويد: «تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر، از 20 درصد تلاشهايى حاصل مىشود كه انجام مىدهيم». براى اين كه كارهاى خود را به صورت مؤثر اولويتبندى كنيد، بايد 20 درصد مهم آن را جدا كنيد. وقتى كارهاى مهم تعيين شدند، شما مىتوانيد بر اقداماتى تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مىكنند. هنگام تحليل چگونگى گذراندن اوقات خود، متوجه خواهيد شد كه خيلى از اوقات شما صرف كارهاى كوچك و ناچيز مىشود. به همين دليل، توان شما صرف حوزههاى اصلى و حياتى - كه نيازمند تلاش بيشتر هستند - نمىشود.
8. از امروز به بعد، روزانه 10 دقيقه را به امور زير اختصاص دهيد:
الف) پىگيرى زمان؛ اين كار نبايد بيش از 5 دقيقه وقت شما را بگيرد. اگر بيش از اين وقت شما را اشغال كرد، احتمالاً جزئيات زيادى را در آن وارد مىكنيد؛ جزئيات را حذف كنيد.
ب) تجزيه و تحليل زمان در پايان كار؛ روزانه چند دقيقه صرف تجزيه و تحليل جدول پىگيرى زمان خود كنيد و راههايى را كشف كنيد كه با حذف كردن، تأخير انداختن و واگذار كردن امور، وقت بيشترى را صرفجويى كنيد.
9. لازم نيست همه كارها را خودتان انجام دهيد.
واقعيت اين است كه اگر سعى كنيد همه كارها را خودتان انجام دهيد، هيچ كارى را درست به پايان نخواهيد رساند. اگر بخواهيد در مقابل تقاضاهاى فزاينده صرف وقت، جان سالم به در بريد، بايد بياموزيد كه چه زمانى واگذارى اختيار كنيد و يا كار ويژه را كنار بگذاريد. اين را هم بدانيد كه واگذارى اختيار زمان، جلوى اتلاف وقت شما را مىگيرد و در اين صورت، مىدانيد كى و چگونه واگذارى اختيار كنيد.
10. روشها را با موقعيت خود تطبيق دهيد.
باز هم مىگوييم كه رهنمودهاى ارائه شده در اين مقاله، كلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مديريت زمان هستند. براى مديريت موفق زمان، بايد يك روش مديريت زمان، مناسب خودتان، طراحى كنيد.
---------------------------------
منابع:
1. هيندل تسيم، مديريت زمان.
2.ترى دكلان، فن مهار كردن زمان در يك هفته.
3. غلامرضا خاكى، مديريت زمان.
4. الك مك كنزى، مديريت بهرهورى از زمان، ترجمه محمدرضا رضاپور.
http://noorportal.net/394/720/727/9436.aspx
