مدیریت زمان(خودتان را Reset كنيد)

[keyvan]

اين مقاله، در بازنگرى فعاليت‏هايتان، به شما كمك مى‏كند و سعى مى‏كند تا افق‏هاى تازه‏اى از نحوه گذراندن وقت، به شما ارائه دهد و نقطه‏هاى ضعف در مديريت زمان را گوشزد كند.
اين را بدانيد كه نقطه شروع كارى، آغاز موفقيت فرد است و چه بهتر كه نقطه شروع فعاليت‏هايتان، بر طبق اصول صحيح مديريت زمان باشد.

تا به حال چند بار در طول زندگى، احساس كمبود وقت كرده، آرزو كرده‏ايد كه اى كاش در هر روز، به جاى 24 ساعت، 48 ساعت وقت مى‏داشتيد؟ حال اگر به شما بگويند كه آرزوى شما برآورده شده، چه احساسى خواهيد داشت؟
كليد تحقق اين آرزوى شما، در آموزه‏هاى علم مديريت زمان مى‏باشد! با تغيير اولويت‏ها و مديريت مؤثر زمان، مى‏توان به راحتى از دچار شدن به بيمارى عجله، اجتناب ورزيد. مديريت زمان، شامل مجموعه‏اى از مهارت‏ها، براى كنترل و استفاده بهتر از زمان است. رهنمودهايى عمومى وجود دارند كه مى‏توانند براى مديريت زمان، در حوزه‏هاى متفاوت - خانه، دانشگاه و كارگاه - استفاده شوند. در اين بخش، برخى از اين رهنمودها را شرح مى‏دهيم.
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاى ارائه شده در اين مقاله، كلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مديريت زمان هستند. شما براى مديريت موفق زمان، بايد يك روش مديريت زمان مناسب خود طراحى كنيد.



كج‏فهمى‏ها در مورد مديريت زمان‏

يكى از مشكلات ما در زمينه كنترل زمان، اين است كه بسيارى از ما تصورى نادرست از مديريت زمان و كاربرد آن داريم. آيا اين موارد براى شما آشنا هستند؟
1. «مديريت زمان، چيز خاصى نيست. من در كارم موفقم؛ پس مفهومش اين است كه از زمانى كه در اختيار دارم، در حد مطلوب استفاده مى‏كنم».
ممكن است چنين باشد؛ اما چه بسا شما با رعايت اصول زمان در مديريت، به مراتب موفق‏تر از اين مى‏بوديد. اگر به شما نشان داده شود كه با رعايت اصول مديريت زمان، بازدهى شما دو برابر مى‏شود، چه مى‏گوييد؟ فكر مى‏كنيد تا چه حد مى‏توانيد بيش از اين موفق باشيد؛ در حالى كه همه راه‏حل‏هاى مربوط به تنظيم زمان در مديريت، آسان است. آن‏چه آسان نيست، ايجاد انضباط فردى براى اجراى همين امور ساده است.
2. «من از يك تقويم تنظيم برنامه و فهرست، استفاده مى‏كنم؛ آيا كافى نيست»؟
اين روشى است كه اغلب افراد بدان توسل مى‏جويند كه مى‏تواند باتلاقى فروبلعنده باشد. تقويم به شما مى‏گويد كه امروز در كجا هستيد و چه بايد بكنيد؛ اما در مورد آينده، چيزى نمى‏تواند انجام دهد و تقريباً غيرممكن است كه چيزى از گذشته را يادآور شود. بهترين ابزار زمان در مديريت، يك نظام منسجم به هم پيوسته است؛ نظرى كه به شما امكان دهد تا اطلاعات لازم براى كار را كسب كنيد؛ طرح‏ها و پروژه‏ها را دنبال كنيد؛ نگاه و توجه‏تان به سوى هدف متمركز شود و تصميمات كليدى، ضبط گردد.
برخى، مديريت زمان را خيلى جدى نمى‏گيرند و مى‏پندارند كه اين امر، شادى را از آنها مى‏گيرد؛ اما اگر فشار و كشمكش‏هاى عصبى، فراموش كردن قرارها، از دست دادن مهلت‏هاى تعيين شده و كاركردن تا نيمه‏شب، در نظر شما شادى زندگى است، با همه آنها خوش باشيد. حال از اين طرف به موضوع نگاه كنيد؛ اگر در روز، دو ساعت وقت اضافه داشته باشيد، آن گاه مى‏توانيد به لذت استفاده از آن پى ببريد.
3. «مديريت زمان، آزادى آدمى را مى‏گيرد».
آزادى واقعى، از طريق انضباط به دست مى‏آيد. فرض كنيد به طور ناگهانى به شما پيشنهاد مى‏شود كه به مدت يك هفته در خانه‏اى دولتى، در شيراز اقامت كنيد و شما فقط دو روز فرصت داريد تا حركت كنيد. آيا آن‏قدر آمادگى داريد كه در برنامه‏هايتان به گونه‏اى تجديدنظر كنيد تا بتوانيد برويد؟ اين، آزادى واقعى است.
4. «مديريت زمان، براى انجام برخى كارها خوب است؛ اما در كار من، خلاقيت وجود دارد و نمى‏توانم درگير روزمرگى و امور جارى متعارف شوم».
مديريت زمان، اساساً به معناى روزمرگى نيست؛ بلكه تأكيد اصلى آن، بر انضباط فردى است. بهره‏گيرى مؤثر از زمان، به شما امكان مى‏دهد تا خلاقيت خود را به كار گيريد. اين كار، شما را از نگرانى و امور كسالت‏بارى كه مانع از انديشه خلاق است، مى‏رهاند.
5. «اصولى كه براى اجراى مفاد مديريت زمان، لازم است، بسيار دور و دراز است؛ من وقت ندارم به همه اين اصول، عمل كنم».
درست است؛ وقت نداريد و درست است كه تدوين برنامه روزانه كه كارى جديد است، وقتتان را مى‏گيرد؛ اما وقتى با اين كارها خو گرفتيد، واقعاً وقت‏گير نيست؛ چند دقيقه صرف وقت، موجب صرفه‏جويى چند ساعته مى‏شود.

نكاتى سودمند، براى بهبود كيفيت مديريت زمان‏

حال كه باورهاى نادرست درباره اداره زمان و مديريت بر آن را يادآور شديم، وقت آن رسيده است كه يك سرى نكات كلى و اساسى را جهت بهبود كيفيت مديريت زمان، متذكر شويم.
1. مهم‏ترين نكته در مديريت زمان، اين است كه ابتدا بايد هدف مشخصى در كارهايتان داشته باشيد.
ضرب‏المثلى مى‏گويد: «اگر نمى‏دانيد كجا مى‏رويد، مهم نيست كه كدام راه را انتخاب مى‏كنيد» و مى‏توان اضافه كرد كه «مهم نيست كه براى رسيدن به جايى كه نمى‏دانيد كجاست، چه قدر زمان صرف مى‏كنيد».
بدون هدف، سراسر زندگى شما، بى‏ثمر، بى‏فايده و بدون اثر خواهد بود و بدون تعيين زمان، حتى ساده‏ترين هدف‏ها دست‏نيافتنى مى‏شوند. تعيين هدف، به شما وقت بيشترى عطا مى‏كند.
طبيعت بشرى، چنان شكل گرفته كه اگر در روزى معين، فاقد هدف خاصى باشد، زمان خود را به بيهودگى صرف مى‏كند و از سوى ديگر، اگر داراى چندين هدف اصلى باشيم و آنها را به دقت دنبال كنيم و اگر با مبانى مديريت زمان آشنا باشيم، مى‏توانيم در همان روز گام‏هايى مهم برداريم. كليد اصلى در اين راه، تعيين اولويت‏هاى واقعى است. داشتن هدفى كه فعاليت‏هاى خود را در طول روز بر محور آن تعيين كنيد، زمينه‏اى را فراهم مى‏آورد تا به طور موفقيت‏آميزى، از طريق مديريت زمان، گامى مثبت به سوى آن هدف برداريد.

2. براى رسيدن به هدف‏هايتان برنامه‏ريزى كنيد.
روزتان را برنامه‏ريزى كنيد؛ به جاى آن‏كه اجازه دهيد در خدمت خواسته‏ها و حتى هوس‏هاى ديگران باشد.
نكات زير، جهت برنامه‏ريزى، مى‏توانند سودمند واقع شوند:
1. هدف‏هاى درازمدت وضع كنيد و براى رسيدن به آنها، مقصدهاى كوچكى را قرار دهيد تا شما را به آن هدف‏ها مرتبط سازند.
2. اولويت‏ها را به نسبت اهميت آنها در ميان اهداف و مقصدها، مشخص كنيد.
3. انرژى خود را ارزيابى كرده، ساعاتى را كه مى‏توانيد در حد مطلوب كار كنيد، مشخص كنيد.
4. با توجه به اين مبنا يعنى اهداف، اولويت‏ها و ساعات كار مطلوب، برنامه كار روزانه‏تان را مشخص كنيد و روى كاغذ بياوريد. هيچ چيز براى تنظيم وقت، ارزشمندتر از برنامه مدون روزانه نيست. بدون وجود چنين برنامه‏اى، همواره در خدمت خواسته‏هاى ديگران خواهيد بود؛ اما با وجود اين برنامه، همواره مى‏دانيد در كجا هستيد و در كجا بايد باشيد و با اهميتى به همين شدت، مى‏دانيد با امورى كه در طول روز، جلوى رويتان طرح مى‏شوند، چگونه برخورد كنيد؛ زيرا ضرورت‏هاى ديگرى از پيش برايتان تعيين شده‏اند.
در هدف گزينى درست، بايد ابتدا هدف بلندمدت را تعيين كرد و در راستاى آن هدف بلندمدت، مقصدهايى را مشخص كرد؛ مثلاً «داشتن كسب و كارى مستقل براى خود، در پنج سال آينده»، همان هدف بلندمدت است؛ سپس هر گامى كه برداشته مى‏شود، بايد در مسير آن هدف نهايى باشد؛ بدين معنا كه بايد يك رشته هدف‏هاى كوتاه مدت كه معمولاً مقصد خوانده مى‏شوند، تعيين شوند. به سخن ديگر، بايد يك هدف بزرگ تعيين كرد و آن هدف را خرد كرد و به هدف‏هاى كوچك‏ترى تقسيم كرد؛ هدف‏هايى كه انجام آنها آسان‏تر و در مدتى كوتاه‏تر، تحقق‏پذير باشند.
3. از بهترين زمان روز خود سود ببريد.
ممكن است به اين مسئله پى برده باشيد كه در مواقعى از روز، احساس چابكى و سرحالى ذهنى و جسمى بيشترى مى‏كنيد. اين مواقع، زمان سرحالى بدن شما نيز هست؛ چون در اين اوقات، بهتر مى‏توانيد كار كنيد. برنامه‏هاى خود را چنان طرح‏ريزى كنيد كه كارهاى اولويت‏دار شما، بيشتر در اين مواقع باشد تا بازده عمل نيز بالا رود.
براى مثال، بسيارى از مردم مى‏دانند كه بهتر است كارهايى را كه به خلاقيت بيشترى نياز دارد، صبح‏ها انجام دهند و كارهاى متداول و روزمره را به بعد از ناهار موكول كنند؛ زيرا در اين ساعات، بدن با افت انرژى و كمبود نيرو روبه‏رو مى‏شود.
4. ناخوشايندترين كار هر روز را اول انجام دهيد.
يك ضرب‏المثل قديمى مى‏گويد: «روز خود را با خوردن يك قورباغه زنده شروع كنيد». اگر وظايف ناخوشايند و مخالف ميل خود را به آخر هر روز موكول كنيم، نتيجه‏اى جز نگرانى و به فكر فرورفتن به بار نخواهد آورد و حتى انجام كارهاى ديگر را نيز تحت‏الشعاع قرار مى‏دهد. از اين رو، در صورت امكان، كارهايى را كه كمتر مايل به انجام آنها هستيد، همان اول روز انجام دهيد.
5. براى هر كارى، يك ضرب‏الاجل قرار دهيد.
هر كارى را بيش از اندازه طول ندهيد. وقتى كارى به قدر كافى خوب انجام شد و شما را به مقصود مورد نظرتان رساند، كافى است و خود را در دام كمال‏طلبى اسير نكنيد.
6. يك فهرست از كارهايتان درست كنيد.
براى اين كه اين فهرست مفيد باشد، بايد روزانه تهيه شود و فقط كارهاى مهم (و نه كارهاى عادى و روزمره) را فهرست كنيد و بدين صورت، از طولانى شدن و بى‏نظمى آن جلوگيرى كنيد.
7. قانون پارتو را فراموش نكنيد.
اقتصاددان ايتاليايى، «ويلفردو پارتو»، قانونى در اولويت‏بندى دارد كه بسيار مفيد است. قانون پارتو مى‏گويد: «تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر، از 20 درصد تلاش‏هايى حاصل مى‏شود كه انجام مى‏دهيم». براى اين كه كارهاى خود را به صورت مؤثر اولويت‏بندى كنيد، بايد 20 درصد مهم آن را جدا كنيد. وقتى كارهاى مهم تعيين شدند، شما مى‏توانيد بر اقداماتى تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مى‏كنند. هنگام تحليل چگونگى گذراندن اوقات خود، متوجه خواهيد شد كه خيلى از اوقات شما صرف كارهاى كوچك و ناچيز مى‏شود. به همين دليل، توان شما صرف حوزه‏هاى اصلى و حياتى - كه نيازمند تلاش بيشتر هستند - نمى‏شود.
8. از امروز به بعد، روزانه 10 دقيقه را به امور زير اختصاص دهيد:
الف) پى‏گيرى زمان؛ اين كار نبايد بيش از 5 دقيقه وقت شما را بگيرد. اگر بيش از اين وقت شما را اشغال كرد، احتمالاً جزئيات زيادى را در آن وارد مى‏كنيد؛ جزئيات را حذف كنيد.
ب) تجزيه و تحليل زمان در پايان كار؛ روزانه چند دقيقه صرف تجزيه و تحليل جدول پى‏گيرى زمان خود كنيد و راه‏هايى را كشف كنيد كه با حذف كردن، تأخير انداختن و واگذار كردن امور، وقت بيشترى را صرف‏جويى كنيد.
9. لازم نيست همه كارها را خودتان انجام دهيد.
واقعيت اين است كه اگر سعى كنيد همه كارها را خودتان انجام دهيد، هيچ كارى را درست به پايان نخواهيد رساند. اگر بخواهيد در مقابل تقاضاهاى فزاينده صرف وقت، جان سالم به در بريد، بايد بياموزيد كه چه زمانى واگذارى اختيار كنيد و يا كار ويژه را كنار بگذاريد. اين را هم بدانيد كه واگذارى اختيار زمان، جلوى اتلاف وقت شما را مى‏گيرد و در اين صورت، مى‏دانيد كى و چگونه واگذارى اختيار كنيد.
10. روش‏ها را با موقعيت خود تطبيق دهيد.
باز هم مى‏گوييم كه رهنمودهاى ارائه شده در اين مقاله، كلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مديريت زمان هستند. براى مديريت موفق زمان، بايد يك روش مديريت زمان، مناسب خودتان، طراحى كنيد.


---------------------------------
منابع:

1. هيندل تسيم، مديريت زمان.
2.ترى دكلان، فن مهار كردن زمان در يك هفته.
3. غلامرضا خاكى، مديريت زمان.
4. الك مك كنزى، مديريت بهره‏ورى از زمان، ترجمه محمدرضا رضاپور.

http://noorportal.net/394/720/727/9436.aspx