-
کنترل زمان
بی تردید با ارزش ترین منبع در اختیار هر انسانی همواره زمان است و به نظر می رسد که اهمیت این منبع، روز به روز بیشتر و بیشتر می شود. تغییرات پی در پی محیط کسب و کار در سطح خرد و کلان، با حضور پدیده های جهانی سازی، تقاضای بزرگی برای وقت و زمان را بوجود آورده است. از سوی دیگر جهت گیری در قبال این تحولات، نیازمند کسب دانش و اطلاعات مناسب است. هر چه میزان مدیر از مسائل روز بیشتر باشد، احتمال بهره گیری از فرصت های دنیای کسب و کار نیز بیشتر خواهد بود.
به راستی چه باید کرد؟
از سویی نیاز ما امروز به استفاده از ابزارهای آموزشی و تحصیل دانش در حوزه های مختلف کسب و کار پیوسته بیشتر می شود و از طرف دیگر؛ زمان در اختیارمان روز به روز محدودتر می گردد. مردم حتی در روزهای تعطیل نیز نمی توانند کار را فراموش کرده و آن را کنار بگذارند. تکنولوژی باعث گردیده است تا در هر نقطه در دسترس باشیم.
آیا فشار، برای موفقیت در کسب و کار، این الزام را بوجود می آورد یا اعتقاد به این که وجود ما برای انجام کار حتماً لازم است؟ واقعیت این است که سخت کار کردن نه تنها متضمن موفقیت نیست، بلکه می تواند بطور معکوس موجب پیدایش استرس گردد و در نتیجه احتمال حوادث غیر مترقبه را افزایش دهد. پس مشکل کجاست و این سردرگمی از کجا نشأت می گیرد؟ چرا زمان به یک مشکل تبدیل شده است؟
برای آن که بتوانید زمان تان را بهتر مدیریت کنید باید از (مدیریت) خودتان شروع کنید. درک تفاوت بین کارایی و اثربخشی، هسته مرکزی، مدیریت زمان را تشکیل می دهد.
کارایی، یعنی انجام درست کارها
اثربخشی، یعنی انجام کار درست
بسیاری از اوقات، ما بجای تمرکز بر اثربخشی یا به عبارت دیگر، انجام کار درست، زمان زیادی را به درست انجام دادن کار اختصاص می دهیم. آیا شما نیز تعلل می کنید؟ بسیاری از ما عادت کرده ایم تا کارها را به تأخیر بیندازیم، برخی بیشتر و برخی کمتر. برای مثال آیا شما در موارد زیر تعلل می کنید:
وظایف روتین کسالت باری که اکنون به کارهای عادی و روزمره تبدیل شده اند و دیگر چالش تلقی نمی شوند؟
تلفن های مشکل و یا تصمیمات دشواری که باید گرفته شود؟
کارها و یا پروژه های جدیدی که نمی دانید آنها را از کجا شروع کنید؟
افرادی که زندگی را بر شما دشوار ساخته اند؟
ضمن این که گاهی اوقات به تأخیر انداختن برخی کارها موجب بروز خسارت می گردد، می دانید که در نهایت نمی توانید از زیر بار آن شانه خالی کنید و دیر یا زود باید آنها را به انجام برسانید. اگر میزان انرژی، زمان و فکر خلاقی که صرف به تأخیر انداختن کارها می کنید را محاسبه نمایید، متعجب خواهید شد. تصور کنید اگر و تنها اگر آن انرژی صرف انجام کار و نه اجتناب از آن می گردید، زندگی شما تا چه اندازه آسانتر می شد!
خطر واقعی آنجا نهفته است که ما هرگز به انجام کارهایی که در زندگی کاری و از آن مهمتر در زندگی شخصی ما واقعاً اهمیت دارد، مبادرت نمی کنیم و تنها به صحبت اکتفا می نماییم و در نهایت، زمان بسیار زیادی را در این فرآیند به هدر دهیم. هرچه کارها را بیشتر به تعویق بیاندازید، مقاومت بیشتری نسبت به وظیفه مزبور در خود بوجود خواهید آورد و نقطه شروع کار برای شما دشوارتر خواهد بود.
سعی کنید نکات زیر را همواره رعایت کنید:
اولویت بندی: کارهای مهم و فوری، فوری و مهم!
توجه خود را به فعالیت هایی با نرخ بازده بالا معطوف کنید.
دفتر یادداشت روزانه را از قلم نیاندازید.
گاهی اوقات، افرادی که به آنها تکیه کرده ایم، پشت ما را خالی می کنند.
گاه نحوه استفاده از زمان در اختیار ما توسط دیگران دیکته می شود، برای مثال، مشتریان که برای تقاضای خود به ما پیام می دهند. هیچ گاه زمان لازم برای انجام کارها را دست کم نگیرید (تخمین نزنید). همواره سعی کنید تا زمانی را برای موارد اقتضا در نظر بگیرید.
بیش از اندازه روی برنامه تکیه نکنید زیرا همواره امکان تغییر در شرایط وجود دارد.
اگر برنامه ریزی هم نکنید در واقع برای شکست خود برنامه ریزی نموده اید.
برنامه های بزرگ تر را به وظایف کوچک تر تبدیل کنید.
روی انجام کارهای لازم برای بهبود بهره وری خود تمرکز کنید.
با انجام یک سری فعالیت های کوچک تر، حسی از انجام کار و تحصیل نتایج در شما بوجود بیاید.
اطمینان حاصل کنید که تمام ابزار مورد نیازتان در نزدیکی و کنار شماست. در مورد اطلاعات، مستندات و نوشت افزار مورد نیازتان فکر کنید. در صورت بی توجهی به این نکات، ممکن است مقدار قابل توجهی از وقت شما در هفته (حدود 4 ساعت)، صرف جستجو برای وسایل مورد نیاز گردد.
به جای نشستن خود بی توجهی نکنید. اشکال وجود ستون های کاغذ (روی میز) آن است که مغز، بصورت آگاهانه تنها می تواند در یک لحظه به روی یک گروه اطلاعات تمرکز داشته باشد. هر چقدر برگه های روی میز شما بیشتر باشد، بیشتر ترغیب می شوید تا آن ها را برداشته و بر آن ها نگاهی بیاندازید. براساس یک برآورد، افرادی که میز کار شلوغ و نامرتبی دارند، روزانه حدود 45 دقیقه از زمان خود را صرف جستجو برای برگه ها و مستندات گم شده خود می کنند.
در مقابل وسوسه نیمه تمام گذاشتن کارتان به روی میز مقاومت کنید.
وقتی که شما برگه های کاغذ دریافت می کنید، آن ها را بخوانید و تصمیم بگیرید که می خواهید با آن چه کاری انجام دهید. از تکنیک GUTS استفاده کنید:
- آن را بدون توجه، به دیگران بدهید (Give it away).
- آن را بکار بگیرید (Use it).
- آن را دور بیاندازید (hrow it away).
- آن را (به دیگری) ارجاع دهید (Send it).
- در نزدیکی خود یک سطل آشغال داشته باشید.
- هر گاه شک داشتید، آن را دور بیاندازید!
از رسیدن نامه های ناخواسته ممانعت کنید.
اطلاعات مورد نیازی مانند (نام ها، آدرس ها، شماره تلفن ها و ...) که همواره لازم است آنها را کنار دست خود داشته باشید.
برای مواردی که قرار است بطور بلندمدت مسکوت گذاشته شوند و یا لازم است بعداً پیگیری گردد، یک پرونده یادآوری ایجاد نمایید، پرونده ها را بگونه ای جدا کنید که هر روز ماه در آن مشخص شده باشد و پشت سر آن 11 پوشه دیگر برای ماههای آتی قرار گیرد.
اطمینان حاصل کنید که پرونده ها بر چسب خوانا و مرتب داشته باشند. یک برگه فهرست (با یک رنگ متفاوت) درون پرونده قرار دهید. این کار، به شما کمک خواهد کرد تا به سرعت از محتوای آن اطلاع یافته و در زمان خود صرفه جویی کنید.
کار بایگانی خود را به هنگامی موکول کنید که در پائین ترین سطح انرژی خود هستید.
شماره تلفن های مهم را همیشه همراه خود داشته باشید.
شماره کارت های اعتباری را در یک جای مطمئن یادداشت کنید.
از کلیه تجهیزاتی که ممکن است به همراه داشته باشید، بخوبی محافظت و نگهداری کنید.
منبع: راهکار مدیریت (mgtsolution.com)
عوامل اتلاف وقت
.
.
.
کاغذ بازی
کمبود اعتماد به نفس
بی حوصلگی یا تعجیل
ضعف در مهارت گوش دادن
کمبود انگیزه
ملاقات کنندگان بدون وقت قبلی
کمبود کارمند یا داشتن کارمند اضافه
ملاقاتهای بسیار زیاد با نتایج بسیار کم
کمبود اطلاعات واقعی
بی تصمیمی
کمبود اولویتها و برنامه ریزی
داشتن کارمندان بی تفاوت
کمبود گزارش مناسب و به موقع
کارگروهی نامناسب و ناهماهنگی در کار
اطلاعات غلط یا ناقص یا دیر هنگام
نامنظم بودن فردی یا داشتن میز نامرتب
سعی در انجام یکباره کارهای بسیار با احتساب وقت کم برای انجام امور
کمبود کارمندان آموزش دیده
کمبود امکانات و تسهیلات در محیط کار
سیستم نا مناسب ثبت
عدم تعلق به کار در کارمندان
تلفن های بسیار زیاد که موجب توقف کار می شوند
منتظر شدن برای ملاقات افراد یا منتظر شدن به هنگام سفر
بی نظمی شخصی
در دست داشتن کارهای ناتمام زیاد
عدم واگذاری یا واگذاری نامناسب امور به دیگران
ارائه گزارشهای دوگانه یا داشتن بیش از یک مافوق
وجود عوامل منحرف کننده ذهن
بیش از حد اجتماعی بودن
